Politique de confidentialité

1. Préambule

La société Quarks Services attache une importance particulière au respect de la vie privée de chaque individu, ainsi qu’à l’ensemble des libertés et droits fondamentaux, desquels découle la protection des données à caractère personnel.

2. Objet et champ d’application

La présente Politique a pour objet de vous informer de la façon dont Quarks Services traite les données à caractère personnel et de témoigner de ses engagements dans la protection de ces données.
Cette politique est applicable aux données à caractère personnel traitées dans le cadre des activités et de la commercialisation du logiciel Quarks Safety, par les employés de Quarks Services.

3. Définitions

Une « donnée à caractère personnel » (ci-après « donnée personnelle ») se définit comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Cette donnée peut permettre d’identifier une personne directement ou indirectement.
Les termes « personnes concernées » désignent les personnes directement ou indirectement identifiées ou identifiables par les données personnelles traitées dans le cadre des activités de Quarks Services.
Le « responsable de traitement » est ici Quarks Services, qui est la personne morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement, seul ou conjointement avec d’autres.
Le terme « service » ou « produit » fait référence au logiciel Quarks Safety.
Un « traitement » se définit comme toute opération ou ensemble d’opérations appliquées à des données personnelles. Ces opérations peuvent être effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés, aussi bien via un outil informatique que par écrit. Il peut s’agir de la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

4. Engagements

Quarks Services s’engage à assurer un niveau de protection optimal et adapté des données personnelles de ses clients et utilisateurs de ses services, concernés par le traitement de ces données.

Quarks Services s’engage à respecter les règles, obligations et principes des règlementations applicables aux traitements de données personnelles, notamment prévus par la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dite Loi Informatique et Libertés), modifiée par le Règlement européen 206/679 du 27 avril 2016, dit Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Quarks Services s’engage notamment à respecter les principes suivants :

  • La licéité, la loyauté et la transparence des traitements de données personnelles ;
  • La limitation des finalités: les données personnelles sont traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ;
  • La minimisation des données: la collecte et le traitement des données sont limités au strict nécessaire au regard des finalités déterminées, et sont menés de façon pertinente et en adéquation avec ces-dernières ;
  • Les données personnelles traitées sont exactes et tenues à jour ;
  • La durée de conservation des données personnelles est fixée au regard des finalités déterminées et n’excède pas ce qui est nécessaire ;
  • Des mesures de sécurisation sont mises en place pour assurer l’intégrité et la confidentialité des traitements effectués.

5. Finalités de traitement et base juridique

Quarks Services ne traite de données personnelles que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Les données personnelles ne sont pas traitées de manière incompatible avec ces finalités, que ce soit actuellement ou ultérieurement.

Exécution de contrat :
Quarks Services traite des données personnelles aux fins de répondre aux nécessités d’exécution de contrats passés avec ses clients. Dans ce cadre, plusieurs finalités sont déterminées :

  • Gestion et fonctionnement du logiciel Quarks Safety
  • Développement Front / Mobile d’applications
  • Importation de données clients sur les plateformes
  • Gestion des plateformes clients
  • Système de journalisation/traçabilité sur les plateformes
  • Tests des plateformes en conditions réelles sur les copies des bases de données clients

Intérêts légitimes :
Quarks Services traite des données personnelles aux fins d’intérêts légitimes poursuivis afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et l’exercice de ses activités. Dans ce cadre, plusieurs finalités sont déterminées :

  • Communication entre l’entreprise et les acteurs externes à celle-ci (clients, organismes, collaborateurs, etc.)
  • Gestion des contacts de l’entreprise sous forme d’un répertoire de contacts
  • Formation des stagiaires sur la plateforme Quarks Safety
  • Analyse du trafic sur le site internet

Consentement :
Quarks Services peut être amené à traiter des données personnelles concernant des personnes ayant expressément accepté de fournir de telles données, pour les finalités suivantes :

  • Envoi de newsletters aux personnes inscrites
  • Inscriptions aux évènements organisés
  • Gestion et traitement des demandes d’exercice des droits sur les données personnelles

6. Catégories de données traitées

Quarks Services traite les données personnelles, soit collectées directement auprès des personnes, soit résultant des nécessités d’utilisation des services ou solutions proposées par l’entreprise. Seules les données personnelles strictement nécessaires au regard des finalités poursuivies sont traitées.

Différentes catégories de données personnelles sont traitées :

  • Identité : Nom, prénoms ; Adresse mail personnelle et/ou professionnelle ; Numéro de téléphone personnel et/ou professionnel ; Identifiant ; Photos
  • Données de connexion : Adresse IP ; Cookies ; Tentatives de connexions
  • Données de localisation : Adresse professionnelle

Toutes les catégories de données ne sont pas traitées pour chaque finalité. Dans le cadre de chaque traitement, seules les catégories de données nécessaires aux finalités de ce-dernier sont traitées.

7. Accès aux données

Les données personnelles collectées et traitées par Quarks Services sont destinées aux services internes de l’entreprise ainsi qu’aux salariés habilités à y accéder pour les besoins de leurs activités professionnelles.
Certaines données nécessaires à la prise de contact peuvent être communiquées à des partenaires commerciaux, uniquement dans le cadre de contacts commerciaux et de mise en relation professionnelle.
Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme Quarks Safety, certaines données de fonctionnement et d’utilisation de la plateforme sont accessibles aux administrateurs clients. Chaque administrateur client ne peut accéder qu’aux données relatives à l’utilisation de la plateforme par la société qui l’emploie.

8. Durée de conservation

Les données personnelles collectées par Quarks Services ne sont traitées et conservées que pour une durée nécessaire au regard des finalités déterminées.

Quarks Services conserve les données personnelles des personnes concernées conformément aux durées de conservations qui peuvent être imposées par les dispositions législatives et règlementaires applicables, le cas échéant.

Plus précisément, pour chaque traitement de données personnelles effectué dans le cadre des activités professionnelles de Quarks Services, les durées de conservation des données concernées sont les suivantes :

TraitementDurée de conservation
Gestion et fonctionnement du logiciel Quarks SafetyDurée de la relation contractuelle avec le client
Développement Front / Mobile d’applicationsDurée de la relation contractuelle avec le client
Importation de données clients sur les plateformesDurée de la relation contractuelle avec le client
Gestion des plateformes clientsDurée de la relation contractuelle avec le client
Système de journalisationTrois (3 ans)
Tests des plateformes en conditions réelles sur les copies des bases de données clientsDurée de la relation contractuelle avec le client
Communication entre l’entreprise et les acteurs externes à celle-ci (clients, organismes, collaborateurs, etc.)Durée de la relation professionnelle
Gestion des contacts de l’entreprise sous forme d’un répertoire de contactsDurée de la relation professionnelle
Formation des stagiaires sur la plateforme Quarks SafetyTrois (3) ans
Analyse du trafic sur le site internetQuatorze (14) mois
Envoi de newsletters aux personnes inscritesTant que la personne est inscrite à la newsletter
Inscriptions aux évènements organisésJusqu’à la suppression de l’évènement
Gestion et traitement des demandes d’exercice des droits sur les données personnellesTemps du traitement de la demande

Données particulières
Certains types de données, en raison de leur nature particulière et de leur portée, ne sont pas supprimées après la durée de conservation prévue. Ces données sont celles qui concernent les expositions chimiques des salariés de nos clients. De telles données nécessitent d’être conservées sur un temps long, dans la mesure où les conséquences résultant des expositions chimiques peuvent se déclarer qu’après plusieurs dizaines d’années.

9. Sécurisation des données

Quarks Services s’assure que les données personnelles sont traitées en toute sécurité et confidentialité. A cet effet, des mesures techniques et organisationnelles sont mises en œuvre pour éviter toute destruction, perte, mauvaise utilisation, altération, divulgation, intrusion ou accès non autorisé à ces données, de manière accidentelle ou illicite. Ces mesures sont adaptées et appropriées au regard de la nature, de la portée et du contexte des données traitées, et des activités de l’entreprise.

Quarks Services exige également de tout sous-traitant qu’il présente des garanties appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles.

10. Salariés

Chaque salarié, dès son arrivée au sein de l’entreprise, est tenu de signer un accord de confidentialité.

Cet accord a pour finalité de s’assurer que les salariés s’engagent à ne pas divulguer les informations ou données traitées dans le cadre des activités professionnelles de l’entreprise, que ce soit des informations propres à la société ou des informations relatives ou appartenant à des partenaires commerciaux, clients ou prestataires de la société.

11. Droits des personnes

Toute personne concernée par un ou plusieurs traitements de données personnelles effectués par Quarks Services dispose de différents droits sur ces données :

  • Droit d’accès
  • Droit de rectification
  • Droit de suppression
  • Droit d’opposition au traitement
  • Droit de limitation du traitement
  • Droit à la portabilité des données (droit de récupérer les données vous concernant dans un format ouvert et lisible)

Il est également possible pour les personnes concernées de fixer des directives concernant la conservation, l’effacement, et la communication de leurs données personnelles, qui auront vocation à être suivies en cas de décès. Ces directives peuvent être communiquées directement à Quarks Services à l’adresse : dpo@quarks-safety.com. Elles peuvent par ailleurs être transmises par le biais d’un tiers de confiance chargé de faire respecter les volontés des personnes, conformément au cadre juridique et exigences légales applicables en la matière.

12. Exercice des droits

Il est possible d’exercer les droits précédemment cités à tout moment en remplissant et en envoyant le formulaire d’exercice des droits mis à disposition par Quarks Services.
Ce document est à retrouver en annexe de la présente Politique.
Il est également possible de communiquer des demandes ou questions en rapport avec la gestion, le traitement et la protection des données personnelles par Quarks à l’adresse : dpo@quarks.pro.

13. Modification de la politique

La présente Politique peut être amenée à connaitre des modifications et adaptations.
Quarks Services vous invite par conséquent à la consulter régulièrement afin de pouvoir prendre connaissance des éventuels changements de la présente Politique.

Dernière mise à jour le 13/07/2021.

Télécharger le formulaire d’exercice des droits sur les données personnelles

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